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영어로 회의 진행하는 법: 실무에서 바로 쓰는 영어 회의 표현
Paula(폴라) | 런던 기반 TEFL 자격 보유 비즈니스 영어 강사
영어 회의가 꼬이는 이유는 어려운 단어를 몰라서가 아닙니다. 회의의 목적이 무엇인지, 다음에 누가 말해야 하는지, 무엇이 결정되었는지가 분명하지 않을 때 회의는 길을 잃습니다. 회의를 이끄는 사람이라면 이 세 가지를 분명히 하는 것이 바로 당신의 역할입니다. 아래 표현은 일부러 짧게 골랐습니다. 짧은 문장은 피곤할 때도 말하기 쉽고, 머릿속에서 한국어를 번역한 긴 문장보다 훨씬 자연스럽게 들립니다.
예문은 은행, 럭셔리 호텔, 프리미엄 자동차 영업 상황을 가정한 연습용 문장입니다. Paula(폴라)는 이 분야에서 일한 경험이 있는, 런던에 있는 TEFL 자격 보유 강사입니다. 예문은 실제 회의록이 아닙니다.
1. 회의 전에 ‘목적’부터 정하기
회의 전날까지 영어로 짧은 안건을 보내세요. ‘주제’가 아니라 ‘결정할 사항’을 적어야 합니다. 안건은 세 가지면 충분합니다.
유용한 표현
- The aim is to agree the launch date.회의 목적은 출시일을 확정하는 것입니다.
- Please read the one-page note before we start.시작하기 전에 한 페이지짜리 메모를 읽어 주세요.
- We need a decision on the fee, not a general update.필요한 건 전반적인 진행 상황 공유가 아니라 수수료에 대한 결정입니다.
- Wei, can you take two minutes on the client timeline?웨이 씨, 고객 일정에 대해 2분 정도 설명해 주시겠어요?
- If you cannot attend, send your view in one paragraph.참석하지 못하시면 의견을 한 단락으로 정리해서 보내 주세요.
Agenda for Thursday, 30 minutes. Aim: agree whether we accept the client's fee proposal. 1. The fee. 2. The start date. 3. Who tells the client. Please come with a yes, a no, or one condition.
뜻: 목요일 회의 안건, 30분. 목적: 고객의 수수료 제안을 받아들일지 결정. 1. 수수료 2. 시작일 3. 고객에게 누가 전달할지. 찬성, 반대, 또는 조건 하나를 준비해서 참석해 주세요.
2. 시작할 때 ‘목적·시간·순서’ 말하기
왜 모였는지, 시간이 얼마나 있는지, 어떤 순서로 논의할지 말한 다음 바로 첫 번째 안건으로 들어가세요. 지금까지의 경과를 처음부터 다시 설명할 필요는 없습니다.
유용한 표현
- Thanks for making the time. We have 30 minutes.시간 내 주셔서 감사합니다. 회의 시간은 30분입니다.
- The aim is to agree the handover date.회의 목적은 인도 날짜를 정하는 것입니다.
- We'll cover three points: the risk, the date, and who does what.세 가지를 논의하겠습니다. 리스크, 날짜, 그리고 역할 분담입니다.
- I'll keep us to time.제가 시간 관리를 하겠습니다.
- Please unmute when you have a point, or put it in the chat and I will read it out.의견이 있으시면 음소거를 해제하시거나 채팅에 남겨 주세요. 제가 읽어 드리겠습니다.
Thanks for making the time. We have 25 minutes. The aim is to agree the group menu and the room rate. We'll do the menu first, then the rate. Please unmute when you have a point. I'll keep us to time.
뜻: 시간 내 주셔서 감사합니다. 회의 시간은 25분입니다. 목적은 단체 메뉴와 객실 요금을 확정하는 것입니다. 메뉴를 먼저 논의하고, 그다음에 요금을 논의하겠습니다. 의견이 있으시면 음소거를 해제해 주세요. 제가 시간 관리를 하겠습니다.
3. 의견이 필요한 사람을 이름으로 지목하기
“Any comments?”(의견 있으신가요?)라고 물으면 대개 영어를 가장 유창하게 하는 사람이 말하게 됩니다. 특정한 사람의 의견이 필요하다면 이름을 불러 지목하세요.
유용한 표현
- I'd like to hear from you on this.이 건에 대해 의견을 듣고 싶습니다.
- Priya, what's your view?프리야 씨, 어떻게 생각하세요?
- Can I come to you next, Kenji?다음은 켄지 씨 의견을 여쭤봐도 될까요?
- We haven't heard from the hotel team yet.아직 호텔 팀 의견을 듣지 못했네요.
- Can I pause you there? I want to check I have the main point.잠깐 여기서 끊어도 될까요? 요점을 제대로 이해했는지 확인하고 싶어서요.
Kenji, what's your view on the handover date? We haven't heard from the workshop yet. Can you take one minute on whether 12 March is realistic?
뜻: 켄지 씨, 인도 날짜에 대해 어떻게 생각하세요? 아직 정비소 쪽 의견을 듣지 못했습니다. 3월 12일이 현실적인지 1분 정도 말씀해 주시겠어요?
4. 의견을 먼저, 이유는 그다음에
영국의 많은 직장에서는 경과보다 결론(제안)을 먼저 말합니다. 요점을 먼저 말하고, 이유는 그다음에 덧붙이세요. 배경부터 차례로 설명하는 데 익숙하다면 특히 의식해서 연습해 보세요.
유용한 표현
- My view is we should delay by two weeks.제 생각에는 2주 연기하는 게 좋겠습니다.
- The reason is the contract is not signed.이유는 계약이 아직 체결되지 않았기 때문입니다.
- I suggest we keep the date and cut the extra option.날짜는 유지하고 추가 옵션을 빼는 것을 제안합니다.
- I agree, and I'd add one condition.동의합니다. 다만 조건을 하나 덧붙이고 싶습니다.
- That works for me.저는 그렇게 해도 괜찮습니다.
My view is we should not accept the fee as it stands. The reason is it sits above the limit we agreed internally. I suggest we offer the lower fee and keep their start date.
뜻: 제 생각에는 지금 조건의 수수료는 받아들이지 않는 게 좋겠습니다. 이유는 내부적으로 합의한 한도를 넘기 때문입니다. 더 낮은 수수료를 제시하고, 고객이 원하는 시작일은 그대로 유지하는 것을 제안합니다.
5. 사람이 아니라 안건에 반대하기
아이디어에 반대하면서도 상대를 존중할 수 있습니다. 이야기할 대상은 선택지, 비용, 날짜이지 상대방의 성격이 아닙니다.
유용한 표현
- I see it differently.저는 조금 다르게 봅니다.
- I understand the concern. My worry is the deadline.우려하시는 점은 이해합니다. 제가 걱정하는 건 마감일입니다.
- Can I push back on that?그 부분에 대해 반대 의견을 말씀드려도 될까요?
- I'm not sure that solves the guest issue.그걸로 고객 문제가 해결될지는 잘 모르겠습니다.
- I don't support that option. The cost is higher and the gain is small.그 안에는 찬성하기 어렵습니다. 비용은 더 드는데 얻는 건 적습니다.
I understand the concern about the room rate. I see it differently. If we discount the rooms and the banquet, the margin is too thin. I can support a lower room rate if the banquet price stays.
뜻: 객실 요금에 대한 우려는 이해합니다. 하지만 저는 다르게 봅니다. 객실과 연회를 모두 할인하면 마진이 너무 얇아집니다. 연회 가격을 유지한다면 객실 요금 인하에는 찬성할 수 있습니다.
6. 결정 사항이 회의 후에도 남도록 마무리하기
결정 사항, 담당자, 기한을 요약하고 빠진 것이 없는지 확인하세요. 그리고 거기서 회의를 끝내세요.
유용한 표현
- Let me summarise.정리해 보겠습니다.
- We agreed to launch on 3 November.11월 3일에 출시하기로 합의했습니다.
- Wei will send the revised timeline on Thursday.웨이 씨가 목요일에 수정된 일정표를 보내 주실 겁니다.
- We'll meet again next Tuesday for 20 minutes.다음 주 화요일에 20분간 다시 모이겠습니다.
- Anything to add before we stop?마치기 전에 덧붙일 말씀 있으신가요?
Let me summarise. We agreed handover on 12 March if the service plan is included. I'll send the written summary today. Sam will confirm the workshop slot on Thursday. Anything to add before we stop?
뜻: 정리해 보겠습니다. 서비스 플랜을 포함하는 조건으로 3월 12일에 인도하기로 합의했습니다. 오늘 중으로 제가 서면 요약을 보내겠습니다. 샘 씨가 목요일에 정비소 일정을 확정해 주실 겁니다. 마치기 전에 덧붙일 말씀 있으신가요?
체크리스트
- 안건에 ‘결정할 사항’이 적혀 있다.
- 시작할 때 목적, 시간, 순서를 말한다.
- 말수가 적은 동료에게 이름을 불러 발언 기회를 준다.
- 긴 이유보다 내 의견을 먼저 말한다.
- 반대할 때는 사람이 아니라 안건에 대해 이야기한다.
- 마지막 1분에 결정 사항, 담당자, 기한을 확인한다.
폴라와 1:1로 연습하기
표현을 읽는 것도 도움이 되지만, 자신감은 직접 소리 내어 말하고 피드백을 받을 때 생깁니다. 1:1 코칭에서는 이런 수업을 받을 수 있습니다.
- 매 수업 같은 강사(런던에 있는 코치 폴라)
- 실제 업무, 회의, 고객에 맞춘 수업
- Zoom으로 1회 45분, 원하는 시간에 수강
- 수업은 모두 영어로 진행(한국어 지원 없음)
수업은 4회(£109), 12회(£317), 20회(£517) 패키지로 구매할 수 있으며, 구독제가 아닙니다.
자주 묻는 질문
영어를 가장 잘하는 사람이 아니어도 영어 회의를 진행할 수 있나요?
네. 짧은 안건을 준비하고, 시작할 때 목적과 시간을 말하고, 다음에 누가 말할지 지목하세요. 유창함보다 진행 순서가 분명한 것이 더 중요합니다. 시작 멘트와 요약은 미리 써 둔 세 줄을 읽어도 괜찮습니다.
영어 회의를 시작할 때 뭐라고 말해야 하나요?
감사 인사, 회의 시간, 목적, 안건 순서를 말한 뒤 첫 번째 안건으로 들어가세요. 예: “Thanks for making the time. We have 30 minutes. The aim is to agree the handover date.” 인사가 길어지면 결정에 필요한 시간이 줄어듭니다.
회의에서 정중하게 반대하려면 어떻게 말하나요?
“I see it differently”에 이유 하나를 덧붙이면 충분합니다. 마감일, 비용, 고객에 대해 이야기하고, 상대방의 태도는 언급하지 마세요.
실제 회의를 수업에서 연습할 수 있나요?
네. 안건을 가져오세요. 런던에 있는 폴라가 Zoom으로 1:1 수업을 진행합니다. 수업은 1회 45분이고, 25분 무료 체험 수업이 있습니다. 4회 £109, 12회 £317, 20회 £517 패키지로 구매하며, 구독제가 아닙니다.
수업을 한국어로 들을 수 있나요?
아니요. 수업은 모두 영어로 진행됩니다. 폴라는 한국어를 하지 않으므로 한국어 설명은 제공되지 않습니다. 대신 실제 회의처럼 영어로만 소통하는 연습을 할 수 있습니다.